Notion implementatie in 30 dagen. Een weekplan voor founders.

De meeste Notion implementaties falen op dezelfde manier. De workspace is mooi in week één, grotendeels leeg in week drie, en verlaten tegen de tijd dat de oude gewoontes van het team in week zes terugkomen. Het probleem is zelden de tool. Het is het ontbreken van een plan dat Notion behandelt als een operating system rollout, niet als een documentatie-refresh.

Dit is het 30-dagenplan dat we draaien met founders tussen 20 en 200 mensen. Vier weken, één thema per week, een helder eindresultaat. Het is bewust opiniërend. Alles wat je in dit plan overslaat, betaal je in maand twee.

Week 1. Datamodel en core databases

De eerste week gaat niet over mooie pagina's. Hij gaat over de databaselaag goed krijgen, omdat elke pagina, view en agent die later komt ervan afhangt.

1. 01Dag 1. Map de entiteiten die je bedrijf echt heeft. Companies, contacts, deals, projecten, taken, medewerkers, leveranciers. De entiteiten die voor jou echt zijn. Sla de rest over.
2. 02Dag 2. Bouw elke entiteit als een Notion-database. Eén property per attribuut dat het bedrijf daadwerkelijk gebruikt. Geen vanity-velden.
3. 03Dag 3. Leg de relaties. Contacts horen bij Companies. Deals horen bij Companies en Contacts. Taken horen bij het record waar ze bij dienen. Voeg rollups toe waar ze een view nuttig maken.
4. 04Dag 4. Importeer de bestaande data. CSV uit het oude CRM, spreadsheets uit operations, contact-exports uit e-mail. Mik op 80 procent schoon. Perfect importeren is een traject van zes maanden. Wij willen operationeel in een week.
5. 05Dag 5. Bouw twee views per database, één per primaire gebruiker. Sales kanban op stage. CS tabel op health. Finance lijst op ARR. De view is waar het team de data ontmoet.

Vrijdag van week één heb je een workspace die het team al kan gebruiken. Lelijk, schaars, maar echt. Dat is het doel.

Week 2. Workflows en teamrituelen

Een workspace zonder rituelen blijft leeg. Week twee is waarin je het echte werk uit e-mail, chat en spreadsheets in Notion brengt.

1. 01Kies drie workflows die de meeste mensen raken: wekelijkse pipeline review, account check-in, project kick-off. Documenteer elke workflow als een Notion-template in de juiste database.
2. 02Verplaats één terugkerende meeting per workflow naar Notion. De agenda is een database-rij. De notulen staan inline. De action items zijn taken met owner en due date.
3. 03Zet een dagelijkse homepage op voor elk team. Sales ziet zijn kanban plus open taken. CS ziet at-risk accounts plus de calls van vandaag. Finance ziet de weighted pipeline. Eén Notion-pagina wordt het begin van de dag.
4. 04Kill de oude tools waar mogelijk. Cancel er één. Maak een andere read-only. Verklein het oppervlak waar het team tussen moet schakelen.

Aan het einde van week twee gebeuren drie meetings per week in Notion. Dat is het lock-in moment. Mensen verlaten geen tool waar hun meetings leven.

Week 3. De eerste drie agents

Nu voeg je de laag toe die de migratie rechtvaardigt. Drie Custom Agents, niet meer, elk gekoppeld aan een workflow uit week twee.

1. 01Inbound lead triage. Leest nieuwe Contacts, verrijkt met publieke data, scoort tegen het ICP, wijst een owner toe. Draait elk uur.
2. 02Pipeline hygiene. Markeert deals zonder activiteit in 14 dagen, zonder next step of met een close date in het verleden. Post een lijst in het sales-kanaal elke maandag om 8.
3. 03Account health digest. Leest het Interactions-log per account, scoort risico, post een wekelijkse samenvatting naar de CS-lead met drie aanbevolen acties.

Elke agent draait de eerste 48 uur in shadow mode. De agent schrijft zijn output naar een draft-property. De owner reviewt 20 cases met de hand. Als de accuraatheid boven je drempel zit, promote je de agent naar de live-property. Zo niet, scherp je de prompt en de datalaag aan voor je promoot.

Drie werkende agents aan het einde van week drie is het realistische doel. Founders die er tien in week drie willen shippen eindigen de maand met nul in productie.

Week 4. Handover, governance en de rituelen die het levend houden

De vierde week bepaalt of de workspace maand twee overleeft. Het werk is bewust onspectaculair.

1. 01Wijs een owner aan per database. Geen onderhouder, een owner. Schema-wijzigingen lopen via hem of haar.
2. 02Schrijf een one-pager als operating manual. Hoe we dingen noemen. Hoe we relaties leggen. Hoe we een nieuwe database toevoegen. Pin het op de workspace-home.
3. 03Zet de wekelijkse review op. 30 minuten, elke vrijdag. Drie vragen: wat brak deze week in de workspace, welke agent faalde, wat voegen we volgende week toe.
4. 04Decommissioneer nog één tool. De rekeningdaling is het sterkste signaal naar de rest van het bedrijf dat de migratie echt is.
5. 05Run de eerste retro met het team. Wat ze haatten in week één, wat ze houden in week vier. Vang drie verbeteringen voor maand twee.

Aan het einde van dag 30 heb je een workspace die het team elke dag gebruikt, drie agents in productie, twee opgezegde tools, een owner per database en een wekelijks ritueel dat het systeem niet laat afdrijven. Dat is de implementatie. Alles daarna is iteratie bovenop een werkend operationeel model.

Wat een 30-dagenimplementatie sloopt

Drie dingen. Week één overslaan om mooie pagina's te bouwen. Alle workflows tegelijk migreren in plaats van drie. Agents shippen voor de datalaag schoon is. We hebben elk van die fouten teams zien slopen. We hebben dit plan, in deze volgorde gevolgd, elke keer zien werken.

“De teams die winnen doen in week één minder dan ze willen. De teams die falen doen meer.”

- Derk Disselhoff

Als je een partner wilt voor de 30 dagen

We draaien dit plan als een fixed-scope sprint met founders die de workspace, het datamodel, de eerste drie agents en de teamrituelen binnen één kalendermaand willen. De Notion AI operating system pagina dekt de bredere thesis en de audit die we voor dag één doen. Het plan start de maandag na ondertekening.